ZEITMANAGEMENT – die 3 besten Methoden

Der Tag ist einfach zu kurz, die Aufgaben zu viele? Du rödelst gefühlt dauernd, kommst aber auf keinen grünen Zweig?

Um alles entspannt geregelt zu bekommen muss eine gute Methode her. Doch Zeitmanagement-Methoden gibt es wie Sand am Meer:-( Welche hilft am besten? 

Ich habe in den vergangenen Jahren wohl so ziemlich alle gängigen Strategien am eigenen Leib erprobt (ja, ich steh wohl auf sowas 🙈).

Viele ähneln sich oder sind mehr Theorien, als für die direkte praktische Umsetzung geeignet. Daher stelle ich dir hier meine drei Favoriten vor. 

Deine Aufgabe ist nur noch, die eine – für dich und deine jetzige Situation passende – auszusuchen und anzuwenden;-)

Ja, das bedarf einer gewissen Selbstüberwindungen, wenn du (was ich so oft höre) „nicht auf Struktur und Planung stehst“ oder denkst, dass es doch nur noch mehr Energie kostet.

Aber du wirst sehen: Egal in welcher Lage du gerade bist – es lohnt sich! Du bekommst mit wenig Aufwand jede Menge Erfolgserlebnisse und mehr Zeit für dich und deine Lieben. 

Also: Let’s try!

1. Die Pomodoro-Methode

Wenn es an Struktur fehlt, empfehle ich dir Pomodoro: Einfach und schnell umzusetzen, super effektiv und daher beispielsweise auch fürs spontane Klarkommen mit Homeschooling, Home-Office & Co bestens geeignet.

Nach einer kleinen Küchenuhr in Tomatenform benannt, funktioniert diese Methode folgendermaßen: Mit einem Timer fokussiert 25 Minuten arbeiten, dann 5 Minuten Pause, dann wieder 25 Minuten Arbeit, 5 Minuten Pause und nach 3 Einheiten eine längere Pause.

Das strukturiert ganz wunderbar deinen Tag – oder den deiner Lieben. Beim Homeschooling meines Großen (9 Jahre, 4. Klasse) war Pomodoro beispielsweise perfekt. 

Mit dieser Methode hat er in der Regel das Pensum, das er von der Schule aufgetragen bekam + Gitarre üben und eine Sport’einheit‘ entspannt am Vormittag geschafft und war sehr happy damit. 6 konzentrierte Einheiten je 25 Minuten und alles war erledigt 👍🏻☀️

Der große Vorteil (auch im Vergleich zu anderen Zeitmanagement-Methoden) besteht bei Pomodoro im Nutzen der optimalen Konzentrationsfähigkeit.

Statt weiterzumachen und ‚abzubauen‘ bleibt aufgrund der vielen, regelmäßigen Pausen dein Energie-Level beständig hoch. Zusatz-Plus: Du brennst nicht aus. 

Die Pausen sind also absolut ernst zu nehmen! Sich kurz bewegen, was trinken, frische Luft, ein kurzes Gespräch oder was auch immer. Und danach geht es umso produktiver weiter.

Für die Arbeitszeit gilt: Fokussiere dich und schalte jegliche Ablenkung aus. Email-Pop-ups, soziale Medien & Co sind tabu.

Solche ‚Zeiträuber‘ aufzuspüren und zu eliminieren lohnt sich in Sachen Zeitmanagement übrigens immer für dich. Es wird inzwischen sogar häufig als eigenständige Methode aufgeführt.

Und wie immer gilt bei mir STRUKTUR MIT HERZ. Das heißt im Fall von Pomodoro: 

Wenn dir für deine Tätigkeit 25 Minuten-Einheiten zu lang oder zu kurz vorkommen, kannst du natürlich auch andere Zeitintervalle wählen („60-60-30“ ist bspw. auch eine gängige Methode: 55 Minuten Arbeit, 5 Minuten Pause, dann 60 Minuten Arbeit, dann 30 Minuten Pause).

Zeitmanagement-Methoden, die zweite: ALPEN

Etwas aufwendiger, aber nicht weniger sinnvoller in Sachen Zeitmanagement ist die ALPEN-Methode, die den Schwerpunkt auf gute Planung legt. Und so ist sie gedacht: 

Du schreibst am Vorabend deine Aufgaben und Termine auf (A) und schätzt deren jeweilige Länge ein (L). Darauf rechnest du jeweils 40% Pufferzeit (P) und entscheidest (E), wann was und ggf. von wem gemacht wird. Am nächsten Abend machst du eine Nachkontrolle (N), um die Abläufe nach und nach zu optimieren.

Unter den vielen gängigen Zeitmanagement-Methoden verschafft dir diese einen besonders guten Überblick über den nächsten Tag. Und Struktur im Kopf ist ja schonmal die halbe Miete. 

Da du im Normalfall beim Planen nach Feierabend noch tiefer im Thema drin bist, kannst du (mit weniger Aufwand als am Morgen) besser abschätzen, was als Nächstes ansteht.

Die dadurch entstandene Klarheit hilft dir zur Ruhe zu kommen und sorgt für eine bessere Kommunikation mit deinen Mitmenschen. Weil dir bewusst ist, was für dich wichtig und dringend ist.

Außerdem umgehst du damit das Lustproblem: Wenn du nämlich schon im neuen Tag drinsteckst, packt dich viel leichter die Aufschieberitis;-)

Mit der ALPEN-Methode hast du keine Chance, dich in Überlegungen zu verlieren, sondern startest ohne Umschweife mit der ersten Aufgabe.

Auch hier fällt auf: Wenn du fokussiert arbeitest, hast du genügend Zeit für Pausen.

Pufferzeiten von 40% für Anrufe, Anfragen, Freunde, Kindersorgen, Kreativität, innere Schweinehunde, Urlaub im Kopf oder was auch immer lassen dir viel Freiraum.

Dennoch (bzw. meiner Meinung nach genau deshalb:-) bekommst du alle Aufgaben, die du dir vornimmst, erfolgreich geregelt 👍🏻

Zeitmanagement Methoden
Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens

3. Die STRUKTUR MIT HERZ-Methode

Meine STRUKTUR MIT HERZ-Methode ist eine Mischung aus weiteren Tools, die ich im Laufe der Jahre kombiniert und für mich optimiert habe.

Ich finde, Methoden sollten immer nur dienen, nicht einschränken. Deshalb ist es gut, verschiedene zu kennen und die jeweils hilfreichste für deine derzeitige Situation heranzuziehen.

Daher mein Tipp: Finde heraus, welche der Zeitmanagement-Methoden dir gerade am meisten nutzen und passe sie ggf. an deine Bedürfnisse an.

So entstand meine, die vielleicht auch dir dienlich ist:

Durch den Alltag mit kleinen Kindern und auch vom Typ her (Ich tue mir leicht mit Selbstdisziplin und bin gleichzeitig ein kreativer Freigeist, der sich in „starren“ Zeitplänen oft eingeengt fühlt) brauche ich eine flexible Struktur. 

Und die besagt einfach: Notiere – Markiere – Arrangiere – Illustriere

Etwas ausführlicher: 

1. Notiere, was ansteht (egal, ob das aussieht wie eine To do-Liste, Mind-Map oder eben kreuz & quer. Was am besten zu dir passt;-)

2. Markiere, was wie wichtig bzw. dringend ist. Heißt: Unterstreiche, kringel ein, umrahme,… um dir über deine Prioritäten klar zu werden. (Lese dazu auch meinen Artikel Prioritäten setzen;-). 

3. Arrangiere, indem du die schwierigste Aufgabe an die erste Stelle packst (Methode: Eat the frog) und fokussiere dich dann auf die Aufgaben, bei denen du mit wenig Aufwand viel Erfolg siehst (vgl. Pareto-Prinzip, das besagt, dass du mit 20% Zeitaufwand 80% deiner Ergebnisse erzielst).

4. Illustriere deine Pausen oder Termine, auf die du dich freust (bspw. Sonne drumrum, Herz daneben) und benenne konkret, was du Schönes vorhast. Diese, in Aussicht stehenden, „Belohnungen“ motivieren dich ungemein.

Auch bei meiner Methode gilt wieder volle Flexibilität. Falls du Kleinkinder hast oder anderweitig selbst 5 Minuten in Ruhe hinsitzen manchmal schwierig ist, kommst du auch allein durch Punkt 1 und 2 (Notieren und Markieren) weit.

Das Runterschreiben deiner Aufgaben ist das A&O, um in deinem Kopf das Chaos zu lichten und das Gefühl loszuwerden „tausend“ Dinge tun zu müssen. 

Wenn du dann noch deine Prioritäten markierst, kannst du auch so bereits anfangen, die größte Hürde aus dem Weg zu räumen und dir das erste Erfolgserlebnis zu sichern. 

Darüber hinaus empfehle ich dir wärmstens, wenn du Familie hast, dich mit deinem Partner (und ggf. großen Kindern) sonntags an den Tisch zu setzen und einen Wochenplan mit dieser Methode zu machen. 

Notieren, Markieren, Arrangieren und Illustrieren: Was steht an? Was ist uns wichtig? 

So verhinderst du am Ende der Woche unglückliche Gesichter, weil zwar vielleicht alle notwendigen Dinge geschafft wurden, aber die gewünschte Fahrradtour oder ein erhoffter Spieleabend mal wieder flachfiel. Mehr dazu findest du hier.

Also: Stürz dich rein ins Vergnügen, deine To do’s schnell erledigt zu haben und das wirklich Wichtige im Leben genießen zu können!

Viel Erfolg und Spaß beim Aussuchen und Anwenden deiner Zeitmanagement-Methode wünscht dir 

deine STEPH

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